Vectra AI Inc.(以下、「当社」) は、当社の事業慣行に関してオープンなコミュニケーションを助長する職場の育成に努めています。当社は、懸念を上司に相談することを従業員に奨励しており、上司は懸念に関する優れたリソースとなることがよくあります。従業員が上司に懸念を報告することに抵抗を感じる場合もあるため、当社では以下に示すような別の報告手段を用意しています。
従業員が上司に問題を提起する場合であれ、その他の経路で問題を提起する場合であれ、当 社は、従業員が違法または非倫理的な可能性のある行為を誠実に適切に開示または報告した場 合、不法な報復や差別から従業員を保護することに全力を尽くします。これらのコミットメントを促進するため、本ポリシーでは以下の事項を定めています。
当社は、従業員が上司に懸念を表明することに必ずしも快く思わない場合があることを認識しています。匿名での報告も可能です。
いかなる報告も直ちに人事担当副社長および社外弁護士に回付され、検討される。
上述の通り、通報は匿名で行うことができます。すべての報告は真摯に受け止められ、迅速、慎重かつ専門的に対処されます。報告に関する議論および文書は、可能な限り、また適切な措置を講じるという当社のコミットメン トに合致する限り、厳重に秘密に保持されます。通報者が本人であることを確認した場合、通報の受領者は、通報に対処するための手順をその従業員に伝え、通報者は、通報に 関するコメントやフォローアップが可能な情報を受け取ります。
本ポリシーに基づき、報告書を提出したり、誠意をもって懸念を表明した従業員に対するあらゆる種類の報復は、固く禁じられています。報復行為を行ったと判断された従業員は、解雇を含む懲戒処分の対象となる可能性があります。本ポリシーに違反する行為を受けたと感じた従業員は、直ちにそのような行為を上司に報告する か、上記の手段を用いて報告してください。
本方針に基づき受領した報告の概要は、四半期ごとに (または、よりタイムリーな対応が必要な状況であればより頻繁に) 取締役会の指定委員会に通知される。